인제경찰서 경무계 순경 정석영

디지털 데이터, 문서, 그림, 영상파일 등 그 종류와 양은 실로 방대하다. 이렇게 방대한 기록의 바다에서 우리는 어떤 기록을 남기고 어떤 기록을 폐기해야 할까?

우리 사회가 갖고 있는 자원의 범위 안에서는 모든 기록을 전승할 수 없기 때문에 기록물이 갖고 있는 그 가치를 판단하는 작업이 필요하다.

 

최근 역사적 사실에 대한 기록과 기록물에 대한 관리의 중요성이 부각되고 있다.

공공기관은 국민에게 국민이 알아야 하는 정보나 알고자 하는 정보를 적극적으로 제공할 의무를 갖고 있기 때문에 기록물이 갖는 공익적 가치와 그 중요성은 크다고 본다.

그러나 연간 공공기관에서 생산하는 기록물의 양은 어마어마할 정도로 많기 때문에, 엄격한 기준과 가치판단 아래에 적법한 절차를 거쳐 폐기를 하게 된다.

 

해마다 공공기관에서는‘공공기록물관리에 관한 법률’서 정하는 바에 따라 그해 생산한 기록물의 보존기간, 공개여부와 접근권한 등에 따라 보존문서와 폐기할 문서를 분류해야 한다.

전문적이고 체계적으로 기록물을 관리하기 위해 폐기문서에 대해서는 기록물 관리전문요원의 심사와 기록물평가심의회의 심의 거쳐 폐기처리하게 된다.

 

우리 경찰에서도 해마다 이맘쯤 되면 작년한해 생산한 기록물을 ‘공공기록물관리에 관한 법률’이 정하는 기준에 따라 보유기록물 목록을 작성하여 보관하고 연말 전까지 ‘평가’를 해서 영구보존할 중요한 문서는 국가기록원에 ’이관‘작업을 하고 보존기관이 지난 문서는 절차에 따라 ’폐기’하고 있다.

기록은 한번 폐기되면 영원히 되살릴 수 없기 때문에 기록물을 잘 보존하고 관리하는 것도 중요하지만 무엇보다 적법한 절차에 따라 기록물을 적절히 폐기하는 것이 정말 중요한 작업이다.

 

특히 경찰에서 생산하는 대다수의 기록은 체포영장신청부, 기소중지자 사건처리부와 같은 범죄사건뿐만 아니라, 견문･첩보자료 그리고 운전면허증 발급 대장등 하나하나가 특정한 한 개인의 정보가 대부분이며 증빙하는 자료로 무한한 가치를 가질 수 있기 때문에 기록을 보존하고 폐기하는 것이 다른 어느 기관보다 중요하다 할 것이다.

 

앞으로 중요한 기록의 소중함과 기록 관리의 중요성을 인지해 보존가치가 있는 기록은 안전하게 보존하고, 보존가치가 없는 기록은 엄중한 판단기준에 따라 시의 적절하게 폐기될 수 있도록 노력해야 할 것이다.